Come si fa, e perché è fatto così

Con il codice della tua officina, quello che ti è stato dato. Si scrive una volta sola: da lì in poi il programma ti riconosce su quel computer e non te lo chiede più.

Non c'è nessuna password e nessuna email da registrare. Il codice è la chiave: chi ce l'ha entra, quindi tienilo in azienda. Se pensi che sia girato, chiedine uno nuovo — è gratis e non perdi niente.

Da un pezzo vero. Non da un esempio, non dalla compilazione di tutto: prendi un disegno che devi quotare questa settimana e mettilo dentro.

Il programma ti chiede solo quello che gli serve, e quello che manca te lo fa scrivere a mano. Le macchine, il listino completo e le spese si aggiungono dopo, un pezzo per volta, e ogni volta il conto diventa più preciso.

È la differenza fra un pomeriggio passato a riempire caselle e dieci minuti che ti danno un numero da usare.

No. Puoi costificare scrivendo il costo orario a mano, e va benissimo per cominciare.

Metterle però cambia le cose: con la scheda della macchina il programma calcola il costo orario vero — ammortamento o leasing, manutenzione, energia, e la quota di affitto e bollette che quell'ora deve ripagare. Quasi sempre viene fuori un numero più alto di quello che si tiene a mente, e su un lotto da mille pezzi la differenza non è un dettaglio.

Comincia dalle due o tre macchine su cui passa la maggior parte del lavoro. Le altre quando capita.

L'avvio guidato sono quattro schermate e cinque minuti: i tuoi dati per l'intestazione dei preventivi, come lavori, qualche prezzo di materiale e un cliente.

Poi il primo pezzo. Se hai il disegno davanti, dieci minuti. Da lì in avanti ogni pezzo nuovo è più veloce del precedente, perché il listino e le macchine sono già dentro.

La forma e le misure del grezzo da cui parti — tondo, barra, piastra — e il programma calcola il peso da solo, con il peso specifico del materiale.

Poi ci mette lo sfrido: quello che paghi e non diventa pezzo, cioè il tratto di barra che resta nel mandrino, i trucioli, il sovrametallo. Se lasci il valore proposto va bene; se sai che sul tuo pezzo è diverso, cambialo.

Se il materiale non è a listino, scrivi il prezzo al chilo lì per lì. Il programma te lo ricorda per la prossima volta.

È il tempo che ci metti a preparare la macchina prima di fare il primo pezzo: montare l'attrezzatura, azzerare, provare.

Lo paghi una volta sola, che tu faccia dieci pezzi o mille. Quindi si divide per la quantità: due ore di attrezzaggio su dieci pezzi pesano dodici minuti a pezzo, sugli stessi mille pesano sette secondi.

È il motivo per cui lo stesso pezzo costa di più in campionatura e meno in serie — e se non lo dividi correttamente, i lotti piccoli te li fai pagare troppo poco.

Non lo fai: lo compili una volta e lo calcola il programma. Serve quanto è costata (o quanto paghi di leasing), in quanti anni la ammortizzi, quante ore lavora all'anno, manutenzione ed energia.

A quello si aggiunge la quota di spese di struttura, cioè affitto, bollette, assicurazioni, commercialista: sono soldi che escono anche il giorno in cui nessuna macchina gira, e ogni ora di lavoro deve contribuire a ripagarli.

Il risultato è quasi sempre più alto del numero che si tiene in testa. Non è un errore del programma: è la voce che quasi nessuno mette.

Perché sono la voce più grossa del costo orario, e quasi sempre non entra in nessun preventivo.

Affitto, energia, riscaldamento, assicurazioni, personale amministrativo, commercialista, telefonia, pulizie. Le paghi tutti i mesi comunque. Se il prezzo dei pezzi non le copre, le stai pagando con il margine — cioè stai lavorando per coprire i costi invece che per guadagnare.

Si scrivono una volta, per anno. Il programma le divide sulle ore che le tue macchine lavorano davvero.

Nel riquadro «Quanto ti costa» ogni riga si apre. Sotto ci trovi il materiale con lo sfrido, l'attrezzaggio diviso sul lotto, i minuti di ogni macchina al suo costo orario, il programma, il piazzamento e i trattamenti esterni.

Ogni numero è cliccabile fino in fondo. Se qualcosa non ti torna, il posto per scoprirlo è quello — e se non torna nemmeno lì, quel dato è sbagliato in ingresso.

Perché una parte dei costi la paghi una volta sola per tutto il lotto: attrezzaggio, programma, primo piazzamento. Su pochi pezzi pesano tanto, su tanti quasi niente.

Il programma ti fa vedere la curva: come cambia il costo al pezzo al variare della quantità. È utile da guardare prima di rispondere a un cliente che chiede lo sconto quantità — così sai quanto puoi davvero scendere, invece di tirare a indovinare.

Da tre pezzi: quello che compri (il materiale) con il suo ricarico, quello che il tempo ti costa con il suo, e la gestione dell'ordine divisa per la quantità.

Non è una percentuale unica sopra il costo. Il materiale e il lavoro si ricaricano in modo diverso perché sono cose diverse: sul materiale anticipi soldi e basta, sul tempo ci metti la macchina, la persona e il rischio.

Sotto al prezzo c'è «perché questo prezzo»: si apre e ti dice la somma per esteso, quali regole ha considerato e scartato con quali numeri, e cosa lo farebbe cambiare.

Guarda prima da dove esce, aprendo il dettaglio del costo. Nella maggior parte dei casi la differenza sta in una voce che a mente non si conta: le spese di struttura, l'attrezzaggio su un lotto piccolo, o un costo orario più alto di quello che si ricorda.

Il programma non sa cose che sai tu: che quel cliente ti dà lavoro tutto l'anno, che quel pezzo lo fai a occhi chiusi, che hai la macchina ferma e ti conviene comunque. Il prezzo lo decidi tu.

Ma se scendi sotto la soglia, il programma te lo dice — e in fondo alla pagina resta scritto quanto ci guadagni davvero a quel prezzo. Sapere che stai regalando venti euro a pezzo è diverso dal non saperlo.

Il ricarico è quanto aggiungi sopra il costo. Il margine è quanto ti resta in tasca sul prezzo di vendita. Sono due numeri diversi: un ricarico del 50% è un margine del 33%.

Il margine minimo è la riga sotto la quale non vuoi scendere. Il programma non te lo impedisce, ma se un prezzo ci passa sotto lo segnala — e ti dice di quanto.

Dopo qualche mese di preventivi mandati e chiusi, il programma te lo dice: il margine mediano dei lavori che hai vinto e quello dei lavori che hai perso. In mezzo c'è la zona in cui si decide.

Non è un'opinione ed è l'unico dato che vale davvero per te, perché è quello che i tuoi clienti hanno fatto con i tuoi prezzi. Serve però che i preventivi vengano chiusi: segna sempre se un lavoro l'hai preso o perso, anche quando è una brutta notizia.

Da «Da quotare» apri la richiesta, metti i prezzi alle righe e generi il PDF con la tua intestazione. Prima di scaricarlo lo vedi in anteprima: se qualcosa non va, si chiude e non è stato creato nessun file.

Da quel momento la richiesta passa in «Preventivi» e aspetta la risposta del cliente.

Si incolla. Nella richiesta c'è il campo per attaccare l'elenco così com'è: il programma riconosce codice, descrizione e quantità e crea le righe.

Le righe che non capisce non le inventa: te le lascia da sistemare a mano.

Segni la richiesta come accettata e passa in «In produzione», con le ore che porta dentro e la data promessa.

Il prezzo e il costo di quel giorno restano congelati sulla riga. Vuol dire che fra due anni saprai ancora a che margine avevi lavorato quel pezzo, anche se nel frattempo l'acciaio è raddoppiato.

Il programma tiene il conto dei giorni. Passate due settimane senza risposta, il preventivo compare fra quelli che valgono una telefonata.

È la cosa più redditizia che si possa fare in dieci minuti: una parte dei lavori non si perde per il prezzo, si perde perché nessuno ha richiamato.

Sì, dal telefono, nella pagina Reparto. Cerca il codice del pezzo, vede il ciclo, gli allegati e i tempi previsti, e può registrare i tempi veri.

In quella pagina non compare nessun prezzo e nessun costo: quelli non devono girare in reparto.

A far diventare vero il preventivo successivo. Il tempo stimato è un'ipotesi; il tempo misurato è un fatto, e il programma ti fa vedere la differenza.

Dopo qualche pezzo scopri su quali lavorazioni sei ottimista di sistema. È una delle cose che valgono di più, e costa solo il gesto di far battere l'inizio e la fine.

Nella pagina «Da registrare», sulla barra in alto accanto a In produzione. Ci finiscono da soli tutti i lavori di cui hai stampato la scheda e di cui non sono ancora tornati dentro i tempi.

I fogli più vecchi stanno in cima, perché una pila si smaltisce dal fondo. Cerchi il codice scritto sul foglio, ricopi i numeri, e quello si spunta: il conto in alto cala e sai sempre quanti ne mancano.

Dopo dieci giorni un foglio che non torna te lo segnala: a quel punto o si è perso in officina o è finito sotto una pila, e conviene andarlo a cercare invece di aspettarlo.

Quello che c'è scritto. Le caselle vogliono minuti — e lo dicono, «min» sta scritto dentro ognuna — ma se scrivi 1h30, 1,5 h, 90 min o 45' il programma capisce e converte, e ti fa vedere sotto quanti minuti ha capito prima che tu vada avanti.

È la cosa più importante di questa schermata: «1,5» battuto per un'ora e mezza sarebbe un minuto e mezzo, quaranta volte meno del vero, e il pezzo uscirebbe regalato senza che nessuno veda niente di strano.

Se il foglio ha gli orari invece dei minuti — l'operatore ha segnato quando ha attaccato e quando ha staccato — premi «come orari» e li batti come sono. Il tempo di un pezzo lo calcola il programma, anche quando il turno scavalca la mezzanotte.

La disattivi dalla scheda. Smette di essere proposta nei cicli nuovi, ma resta in tutti i pezzi già fatti: la storia non cambia.

Quando torna in funzione la riattivi.

Restano come sono: quel pezzo, quel giorno, costava così. Ma quando riapri un articolo il programma controlla i prezzi di oggi e ti dice se qualcosa si è mosso e di quanto.

È la domanda più cara che ci sia in officina: «me lo rifai allo stesso prezzo dell'anno scorso?». Con il rincaro davanti agli occhi la risposta è informata invece che gentile.

Puoi scrivere il prezzo al chilo solo per quell'articolo: vale per lui e non tocca il listino. Il programma segna che è scritto a mano, così quando controlla i rincari sa che quel prezzo l'hai deciso tu.

Sì. Scrivi il codice della tua officina sul computer nuovo e i dati arrivano dalla copia online.

Il programma lavora sul dispositivo — così funziona anche quando la rete in fondo al capannone non arriva — e tiene una copia sul server che si aggiorna da sola quando la rete c'è.

Da Assistenza, «Scarica tutti i miei dati». Esce un file solo che contiene tutto: listino, macchine, personale, clienti, archivio, preventivi, costi aziendali e storici.

I disegni, le foto e i programmi non stanno dentro quel file — un archivio con duecento disegni verrebbe così grande da non riaprirsi più. Si scaricano dalla stessa pagina con «Scarica anche i disegni»: escono come file separati, con il codice del pezzo nel nome, e insieme arriva un elenco che dice quale disegno appartiene a quale pezzo.

Fallo ogni tanto e tieni tutto da un'altra parte. È l'unica copia che non dipende da nessuno.

Sempre da Assistenza. Scegli il file e il programma prima ti dice cosa c'è dentro — quanti articoli, quante macchine, di che giorno è — senza toccare niente.

Puoi fermarti lì: è il modo per controllare che una copia sia buona mentre hai ancora tutto, invece di scoprirlo il giorno in cui serve.

Se decidi di applicarla, il programma ti dice prima cosa perdi, voce per voce. Il ripristino sostituisce, non unisce: due archivi mescolati vogliono dire articoli doppi con prezzi diversi.

Sì, il canone è per officina e non per postazione: lo usano tutti quelli che lavorano con te.

Se due persone modificano la stessa cosa contemporaneamente, il programma se ne accorge e chiede quale versione tenere, invece di sovrascrivere in silenzio.

Nessuno, se non glieli mandi tu. Chi ti assiste vede i tuoi numeri solo quando gli mandi il file, o quando lo autorizzi.

Il programma rileva quante cose ci sono nella tua officina — quanti articoli, quante macchine — per capire se ti sta servendo. Sono conteggi: non escono codici, né clienti, né prezzi. Se preferisci di no, basta chiederlo.